【提案No.A2017-00011】4月27日受付

　東京都の公文書の52％が1年以下の保存期間であったことが明らかとなり、問題となっていると聞きました。

　島根県の場合、「１年以上の保存を要しないと認められる」に係る判断基準がないとのことですが、文書管理条例の目的達成に資することが困難となる場合も予想されます。

　行政にとって、不都合な情報は恣意的に1年未満の保存期間とされ、公開請求した時点で「保存期限満了を理由に廃棄した」と回答されると、不透明感が残ります。

　そこで、一般県民が常識で理解できる判断基準を示す必要があろうかと思われます。

　電磁的記録として一度取り込んだデータは、特段に保管スペースも要しないので、永久保存した方が現在及び将来において検証する必要が生じた場合、県民の県政への参加の手助けにもなろうかと思いますが、いかがでしょうか。

【回答】5月15日回答

　県では、公文書の適正な管理等を行い、県政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、現在及び将来において県の説明責任を果たすことを目的に、「島根県公文書等の管理に関する条例」を制定しています。

　また、公文書の保存期間については、各実施機関（県、教育委員会、県警、各委員会等）が規則等を設け、事務及び事業の性質、内容などに応じて系統的に分類し、その区分ごとに定めています。

　各実施機関では、この区分にもとづき適切な記録媒体による公文書の保存・管理を行っており、今後も引き続き適正な保存・管理に努めてまいります。

（総務部総務課）

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