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　土木部と交わす契約において、契約書の誤字や記載ミスが多く見受けられ、契約締結後に修正や差し替えが発生することがあります。

　契約書を差し替える場合には、印紙税に関わる事務処理や再押印などの手間が発生し、業務に影響を及ぼすこともあります。

　公文書としての契約書については、より厳格に取り扱うべきではないでしょうか。

　実際に、知事印の押された契約書が普通郵便で送付され、訂正箇所に訂正印を押した上で返送するよう依頼されることがありました。

　しかし、郵便事故による紛失リスクを避けるため、弊社からは簡易書留で返送しています。

　島根県では、公文書の取り扱いに関する明確なルールは設けられていないのでしょうか。

　もし定めがないのであれば、契約書のやり取りを行う企業側に不安や混乱が生じないよう、今後はより適切な取り扱いをお願いしたく存じます。

　また、契約書の差し替えを行う際には、印紙税の課税関係について税務署に説明ができるよう、記録や手続きを適正に行っていただけますようお願いいたします。

 

 

 

　土木部において作成しました契約書の誤字等により、お手数をお掛けしましたことをおわび申し上げます。

　今回いただきましたご意見につきましては、土木部内で共有し、契約書の作成にあたっては、複数の職員による確認を行うなど、記載内容に誤り等がないよう改めて注意喚起を行ってまいります。

（土木部土木総務課TEL：0852-22-6829）

 

　出納局では職員に対し適正な会計事務を行うよう指導しています。

　引き続き研修等を通じて指導してまいります。

（出納局審査指導課TEL：0852-22-6420）

 

　文書の発送方法については、文書の性質に応じ、各所属において適切な方法を選択することとしています。

　契約書の発送方法について、全庁的に一律のルールは設けていませんが、今回いただいたご意見を参考に、各所属において適切な取扱いを行うよう、研修等の機会を通じ、周知を図ってまいります。

（総務部総務課TEL：0852-22-5014）

 

 

 

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