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公文書の管理及び監査について


 

【提案No.A2016-00187】11月4日受付

 東京都の盛り土問題で、記録の管理について問題視されているが、島根県はどのように管理されているのか。

 島根県のホームページにある例規集を確認したところ、公文書に関する条例がありました。

 条例の30条に「公文書等の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行う」と書いてありました。

 また、お金を使うための事務処理の記録や誰が最終決定して業務を行ったかなどが、きちんと文書で残っているかを、県民の代表である議員や監査をされる方にしっかりと確認してほしいです。

 県民が疑問をもたないような説明ができるように記録を残し、公文書の管理を怠らないで公務にあたってほしいです。

 

【回答】12月28日回答

 「島根県公文書等の管理に関する条例」は公文書の適正な管理等を図り、県政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、県の説明責任を果たすことを目的として制定したものです。

 職員への研修については、公文書の定義や公文書管理の目的、公文書の作成・保存・廃棄方法、文書管理システムの操作方法等の内容で実施しております。

 また、毎年度、公文書の管理や取扱いに関する通知等も発出しており、今後も引き続き公文書の管理の重要性について職員に周知してまいります。

(総務部総務課)

 

 島根県では、公正で合理的、効率的な行政運営を確保するため、議会の同意を得て知事により選任された4名の監査委員(県議会議員2、有識者2)が各種の監査を実施しています。

 このうち、中心となる定期監査では、本庁各課や地方機関など全機関を対象として、財務(予算の執行や財産の管理等)について監査を実施しており、その結果は、県議会・知事及び関係のある委員会等に毎年度報告し、併せてホームページでも公表しています。

 定期監査のほかにも、県の事務の執行について、法令等に基づいて適正に行われているか、あるいは効率的・能率的に行われているかどうかといった観点から実施する監査(行政監査)や公認会計士、弁護士等の外部監査人が任意のテーマで実施する監査(包括外部監査)などの制度もあり、毎年度、多面的な観点から監査を実施しています。

 お金を使うための事務処理の記録(予算を執行するための決裁関係書類)などについても、各種の監査において確認し、必要に応じて事情聴取を行っています。

(監査委員事務局)

 


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島根県政策企画局広聴広報課県民対話室
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